Структура деловой беседы

Деловая индивидуальная беседа в отличие от бытовой всегда имеет конкретные цели, которые собеседники стремятся достигнуть с минимальными усилиями и затратами времени. Все виды деловых индивидуальных бесед можно разделить на две группы.

1. Беседы "свободные" с двухсторонним обменом информацией, проходящей без специальной подготовки (с учетом или без учета времени).
2. Беседы строго регламентированные, специально подготовленные.

Деловая беседа должна быть хорошо подготовлена: определены цели, составлен план, установлено время и место, где будет проходить беседа.

В зависимости от вида беседы меняется содержание и время осуществления очередного этапа.

Любая беседа состоит из следующих этапов:

1. Контакт.

Цель контакта: преодолеть "психологический барьер" и установить "атмосферу доверия".

Элементы установления контакта:

• приветствие;
• установление контакта глазами;
• изменение социальной и физической дистанции;
• дайте понять собеседнику, что вы готовились к встрече с ним;
• не начинайте разговор на деловую тему в коридоре, во время перекура и т. п.

2. Ориентация.

Цели ориентации:

• получить всю информацию по интересующему вопросу;
• выявить мотивы и цели собеседника;
• передать собеседнику запланированную информацию;
• анализ позиции собеседника.

Особую сложность на этом этапе представляет проблема умения слушать

Некоторые рекомендации:

• делайте соответствующие пометки на бумаге;
• исключите факторы, отвлекающие ваше внимание;
• научитесь выделять главное;
• нейтрализуйте собственные эмоции;
• во время слушания нельзя обдумывать следующий вопрос;
• сконцентрируйте внимание только на сущности вопроса, отбросив все второстепенное.

3. Аргументация.

Цель аргументации: изменить позицию собеседника

Рекомендации:

• оперируйте при аргументации простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;
• темпы и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера собеседника;
• аргументация должна быть корректной при аргументации;
• формулировки должны быть четкими, понятными собеседнику.

4. Решение.

Решение - заключительный элемент процесса общения.

Подводятся общие и частные итоги беседы, оговаривается полученный результат (действия, сроки, распределяются обязанности сторон и т. п.); конкретизируются вопросы для последующего решения, а также выделяются нерешенные проблемы.

Факторы, влияющие на повышение эффективности проведения деловых бесед:

• отделение человека от проблемы;
• концентрация на интересах, а не на позициях;
• изучение вариантов, которые могут удовлетворить обе стороны;
• поиск объективных критериев оценки;
• нужно помнить, что деловая беседа - это взаимодействие, а не действие;
• деловая беседа проводится с определенной целью, но каждая сторона при этом преследует свои цели;
• соблюдение последовательности этапов проведения деловых бесед и рефлексия переговорного процесса.

Д. Ямпoльcкaя, M. Зoниc

Менеджмент...