Выбор базы для определения затрат, связанных с качеством

При отработке деталей системы управления затратами на качество важно, чтобы менеджер по качеству и контролер, ведущий анализ хозяйственной деятельности компании, работали вместе, внося в разработку общей системы свои знания и опыт. Поскольку затраты, связанные с качеством, могут вызываться выполнением различных функций или работой любого подразделения компании, нужны подходящие внутренние методики их учета. Такие методики определяют источники данных, поступающих из бухгалтерских книг с указанием номеров существующих счетов, наименований подразделений, а также устанавливают, какие оценки должны проводиться на основе этих данных, где должны использоваться связанные с качеством оценки трудоемкости, выделенных затрат и вознаграждений за труд. Наконец, методики служат основой измерения базовых параметров для вычисления относительных величин, связанных с качеством.

Хотя фактически потраченные деньги обычно служат лучшим индикатором, указывающим, какие проекты и корректирующие действия по улучшению качества способны эффективнее влиять на прибыли компании, применение абсолютных значений затрат не всегда позволяет четко выявлять тенденции, связанные с качеством. Помните, что главное назначение системы управления затратами, связанными с качеством, - выявлять имеющиеся возможности развития и после проведения улучшений измерять достигнутые результаты. Поскольку объемы бизнеса и в компании в целом, и на отдельных производственных или обслуживающих линиях колеблются во времени, реальные изменения затрат, связанных с качеством, целесообразнее оценивать с использованием их относительных величин, измеряемых, например, в процентах или в долях некоторого наиболее подходящего для этой цели базового показателя или базы. Величину суммарных затрат, связанных с качеством, отнесенную к некоторой базе, принято называть индексом этих затрат. Значения индекса можно нанести на график зависимости от времени и периодически анализировать в сопоставлении с предыдущими периодами наблюдений. В качестве базы для построения подобного индекса следует выбирать параметр, характерный для бизнеса компании и чувствительный к его флуктуациям.

Для анализа долговременных тенденций за базу для вычисления индекса затрат (обычно при представлении высшему руководству) принимают чистые объемы продаж. Например, планом компании может быть предусмотрено снижение относительных затрат, связанных с качеством, с 9 до 8% от объема продаж в течение года. Применение подобного индекса оправдано для стратегического планирования, но его ежедневные, еженедельные или ежемесячные оценки могут оказаться малопригодными для практического использования и приводить к ошибочным результатам.

Например, в таких отраслях, как авиационная промышленность, отсутствие поставок за отчетный период даже одного самолета способно серьезно повлиять на объемы продаж за этот период. Эти объемы значительно снизятся и вызовут Рост индекса затрат, связанных с качеством, который за этот период фактически оставался неизменным. Как следствие, перенос поставки этого самолета на следующий отчетный период заметно увеличит объемы продаж и обусловит заметное падение индекса затрат, связанных с качеством, создавая ошибочное впечатление о наличии положительной тенденции в улучшении качества по сравнению с предыдущим периодом наблюдений.

В целом можно утверждать, что в тех отраслях, где показатели чистых объемов продаж продукции подвержены значительным колебаниям от одного периода наблюдений к другому, эти значения не могут считаться корректными для выявления краткосрочных тенденций и использоваться при вычислении индекса затрат, связанных с качеством.

В долгосрочной перспективе эти кратковременные колебания не играют особой роли, и чистые объемы продаж служат отличной базой для выявления долговременных тенденций изменения показателей.

Для краткосрочных оценок базовые показатели вычисления относительных затрат на обеспечение качества должны иметь непосредственное отношение к тем действиям, которые вызывают эти затраты, связывая цену качества с объемом выполненной работы. Для этой цели наилучшим образом подходят отчетные данные, уже применяемые на практике и хорошо понятные людям, занятым оценкой затрат, связанных с качеством. Фактически лучшую базу для вычисления относительных затрат представляют те показатели, которые относятся к ключевым производственным характеристикам. Типичными примерами таких показателей могут служить суммарные эксплуатационные затраты, суммарные или прямые затраты на оплату труда, затраты, добавляющие ценность продукции, и средняя фактическая себестоимость поставленной продукции или услуг. Основная идея заключена в использовании в качестве базовых хорошо известных, имеющих практическое значение и применяемых в реальном времени базовых показателей, непосредственно относящихся к тем областям бизнеса предприятия, где требуется совершенствование.

Для обеспечения эффективности системы управления затратами, связанными с качеством, предпочтительно применять несколько баз для измерения относительных величин этих затрат. Обычно для целей долгосрочного планирования суммарные затраты, связанные с качеством, выражают в процентах от чистых объемов продаж. Возможно, для планирования годовых заданий и для отчетности трудно найти более подходящую базу, нежели чистые объемы продаж. Для повседневного применения могут использоваться несколько базовых показателей, характерных для областей, нуждающихся в совершенствовании. Типичными примерами подобных индексов затрат, связанных с качеством, могут быть:

• внутренние потери от дефектов в процентах суммарной себестоимости произведенной продукции или предоставленных услуг;
• внешние потери от дефектов в процентах от среднего чистого объема продаж;
• затраты на контроль закупаемых изделий в процентах от суммарной стоимости закупок;
• затраты на производственный контроль в процентах от суммарной себе стоимости продукции или услуг;
• суммарные затраты, связанные с качеством, в процентах от себестоимости продукции или услуг.

Нет ограничений на число применяемых индексов или на уровень детализации систем управления затратами на качество. Значительно большая опасность кроется в чрезмерном упрощении системы, например, в использовании одной, единственной базы для вычисления индекса затрат на все случаи жизни, что может привести к ошибкам и разочарованиям. В природе нет такой единственной, безупречной базы. Важно, что для эффективного управления затратами при построении индексов, характеризующих достижения в конкретных областях, использование таких баз для измерения индивидуального прогресса не должно вести к неестественным и порочащим подход идеям. Действительно, они должны быть взаимно дополняющими (например, затраты на переделки дефектных изделий в процентах от заработной платы сотрудников, занятых их производством). Такие индексы могут использоваться для формулирования шокирующих лозунгов, призванных подстегнуть проведение соответствующих корректирующих действий. Примером может быть следующий призыв: "Знаешь ли ты, что из каждого доллара, потраченного на твоем рабочем месте, 50 центов потрачены впустую из-за низкого качества продукции?"

При выборе наиболее подходящей базы для построения индексов затрат, связанных с качеством, следует рассмотреть следующие варианты:

• "трудовые" базы, такие как общий труд, труд основных рабочих или труд управленцев, обслуживающего и вспомогательного персонала;
• "затратные" базы, такие как цеховая себестоимость, эксплутационные затраты, суммарная стоимость материалов и трудовых затрат;
• базы продаж, такие как чистая выручка от проданной и оплаченной продукции или продажная цена готовой продукции или услуг;
• "штучные" базы, включающие количественные показатели объема производства, такие как число произведенных единиц продукции, количество оказанных услуг или объем выпуска.

Дополнительные соображения относительно выбора баз

Выше были рассмотрены варианты применения различных финансовых показателей для построения относительных оценок затрат, связанных с качеством, в виде долей, процентов или индексов. При выборе указанных базовых показателей должны также учитываться следующие дополнительные факторы:

• Чувствительность к колебаниям программы выпуска продукции или предоставления услуг. Для большинства производственных или сервисных операций существует некоторый уровень, при котором их эффективность максимальна. Увеличение или уменьшение рабочей силы, обслуживание оборудования, привлечение резервных поставщиков - все эти моменты способны повлиять как на себестоимость производства продукции, так и на величины затрат, связанных с ее качеством. Если отрицательные последствия подобных факторов значительны, то следует попытаться количественно оценить их и наметить пути минимизации. В настоящее время, действуя в условиях серьезной конкуренции, наиболее успешные компании применяют разнообразные способы, включая внедрение гибких производственных систем, интенсивное обучение сотрудников, работу с поставщиками по программам обеспечения поставок "точно вовремя".
• Автоматизация. Имея в виду, что качество и производительность труда становятся национальными целями в международной конкуренции, успешно работающие компании обращаются к автоматизации и роботизации производства для сокращения своих прямых и косвенных затрат. Эта политика оказывает значительное влияние и на относительные величины издержек, связанных с утилизацией и переделками дефектной продукции, и на расходы, обусловленные контролем качества, и на другие затраты на обеспечение, которые можно мерить в долях от стоимости прямых трудозатрат на производство продукции. Очевидно, что принципы управления затратами, связанными с качеством, диктуют измерение положительных эффектов автоматизации производства, таких как сокращение расходов на контроль качества и потерь от дефектов, улучшение имиджа компании в глазах потребителей, изменение их реальных пред ставлений о качестве продукции.
• Сезонные колебания объемов продаж. Многие компании, например универсальные магазины, организуют масштабные сезонные распродажи товаров. Внешние потери от дефектов, такие как расходы на удовлетворение претензий потребителей, могут группироваться по временам года. Соответственно, будут колебаться затраты, связанные с качеством. В этих условиях для изучения указанных затрат подходит методика, основанная на оценках скользящего среднего отношения внешних потерь от дефектов к объему чистых оплаченных продаж продукции, вычисляемого поквартально.
• Повышенная чувствительность к колебаниям цен на сырье и материалы. Законы спроса и предложения продолжают действовать в экономике, и поэтому цены на сырьевые ресурсы могут колебаться в широких пределах. Если внутренние потери от дефектов и затраты на контроль качества соотносить с затратами на приобретение исходных материалов, то применение подобных индексов может иметь самые неприятные последствия.

В этих условиях в качестве базы стоит использовать индексы, обозначающие прямые трудозатраты на изготовление продукции, а не затраты на приобретение исходных материалов.

Под ред. Дж. Kaмпaнeллы

Экономика качества...