Внутренняя методика учета затрат, связанных с качеством

Параллельно с выполнением пилотной программы надо разработать внутреннюю методику учета затрат компании на качество. Многие данные об элементах этих затрат нельзя непосредственно извлечь из системы бухгалтерского учета. Например, в некоторых организациях сферы услуг значительную часть затрат на оценивание и на внутренние дефекты принято рассматривать как нормальные производственные расходы. То есть в бухгалтерском учете эти затраты не выделены и недоступны для использования. В других случаях то, что учитывается в бухгалтерских книгах, может не соответствовать определениям составляющих затрат на качество. Затраты на переделки и исправление дефектов могут рассматриваться просто как отклонения от установленных производственных норм. Подобные терминологические расхождения в сочетании с возможными отличиями в организации бухгалтерского учета в разных компаниях указывают на важность создания в каждой компании, внедряющей программу управления затратами, собственной, подробной, внутренней методики учета этих затрат.

Она должна описывать все существующие в компании элементы затрат на качество и устанавливать, когда и как следует собирать, оценивать и накапливать данные. В методике надо указать, какие показатели следует использовать в качестве базы для сравнения. В целях обеспечения требуемой точности оценки реальных затрат компании методика определяет правила учета дополнительных выплат сотрудникам, накладных расходов и других корректировок величин всех элементов затрат, связанных с качеством. Наконец, методика должна установить ответственного за выполнение всех содержащихся в ней требований и форму предоставления отчетов о величинах указанных затрат для последующего использования, например, форму итогового отчета.

Чтобы гарантировать полноту данных о затратах на качество и их приемлемость для всех, кто может (захочет) ими воспользоваться, внутренняя методика должна быть утверждена контролером или главным бухгалтером. Методику разрабатывает лидер программы управления затратами на качество, но ее внедрение должно идти через бухгалтерию. Если поручить сбор данных об этих затратах подразделению качества, то остальные подразделения могут устраниться. Они переложат эту функцию исключительно на отдел качества.

Разработку методики лучше всего начинать с изучения руководства по бухгалтерскому учету, в котором содержатся описания всех применяемых компанией счетов. Другими источниками для ее создания должны стать подробные описания элементов затрат на качество (приложение Б) и перечни элементов затрат, составленные всеми подразделениями компании на этапе обучения. Следующий шаг - увязка существующих счетов с элементами затрат на качество. Очевидная связь между ними существует в тех случаях, когда тот или иной счет возник только потому, что качество продукции не идеально. Примером может быть счет, на котором учитывают затраты на переделки и исправление брака. Но чаще такой прямой связи нет. Потому надо выработать практические рекомендации по извлечению требуемой информации из существующих счетов. Применяемая терминология должна иметь смысл для тех, кто будет ею пользоваться. Следует стремиться к максимальной простоте и ясности определений элементов затрат, возможно, даже в ущерб их научной чистоте. Не стоит превращать сбор данных в отдельную "программу".

При разработке процедуры не надо слишком заботиться об отнесении спорного элемента затрат к "правильной" категории. Помните, что конечная цель программы - снижение суммарных затрат на качество. Отдельные составляющие измеренных затрат могут распределяться по категориям тем способом, который в наибольшей степени отвечает интересам компании. Это положение особенно справедливо, когда затраты на повседневные обязанности того или иного исполнителя попадают в различные категории. Например, специалист по тестированию помимо проведения приемочных испытаний может часть своего времени тратить на поиск неисправностей или на проведение повторных испытаний после их устранения. В этом случае компания должна сама решить, стоит ли учитывать затраты, связанные с работой, целиком как затраты на оценку и контроль качества или выделять из них внутренние потери от дефектов (поиск неисправностей и повторные испытания) для отдельного учета. Принимаемое решение зависит от того, насколько эта составляющая затрат важна для достижения целей программы, но в любом случае обеспечение однородности собираемых данных важнее безупречности их классификации.

Еще одна проблема, возникающая при разработке методики, заключается в обоснованности включения в нее правил учета ключевых элементов затрат на качество. Например, если некоторые виды производственных отходов принято учитывать на отдельном счете, но их стоимость невелика, то компания имеет право отказаться от их учета. С другой стороны, если не предусмотрено отдельного счета для больших расходов, связанных с решением проблем, возникающих у потребителей, компания может решить начать учет этих затрат. Разработка процедуры учета затрат на качество позволяет пересмотреть некоторые детали принятой системы бухгалтерского учета в интересах совершенствования управления финансами.

Внесение изменений в систему учета на первых этапах реализации программ может повлечь за собой некоторое увеличение затрат на качество. Об этом надо помнить с самого начала, чтобы предупредить возможные разочарования руководства, которое ожидает внезапного и резкого сокращения этих затрат после запуска программы.

Определения составляющих затрат на качество, применяемые в компании, должны отвечать ее потребностям и особенностям. Поэтому в соответствии с ними каждая компания вправе модифицировать применяемую терминологию, руководствуясь общими указаниями. На основании полученного опыта те или иные элементы затрат могут вводиться, исключаться или объединяться. В этом вопросе нет общих решений, пригодных для любых систем управления затратами на качество. Каждая система должна гармонировать с существующей в компании системой бухгалтерского учета и отвечать реальным потребностям компании в повышении качества.

Под ред. Дж. Kaмпaнeллы

Экономика качества...