Рекомендации по начальному исследованию затрат, связанных с качеством

Возможный подход к проведению подобного исследования включает следующие этапы.

1. Ознакомление руководства компании с любой имеющейся информацией о затратах, связанных с качеством, желательно в денежном измерении. Тем самым будет использован привычный для руководства язык, а его внимание привлечено к масштабам рассматриваемой проблемы.
2. Создание совета по управлению затратами, связанными с качеством. Желательно привлечь в совет представителей основных производственных подразделений, а в качестве председателя - кого-либо из руководителей компании.
3. Подготовка перечня элементов затрат, связанных с качеством, требующих сокращения. Перечень может быть составлен менеджерами по качеству или по финансам с использованием исходных данных, предоставленных бухгалтерией и другими функциональными подразделениями компании.
4. Утверждение высшим руководством компании основных задач исследования и распределение ответственности за их решение, включая задания по сбору необходимой информации.
5. Сбор, обобщение и анализ данных. Этот анализ должен выявить потери от дефектов, болезненных для компании. Предложения по реализации проектов, нацеленных на выявление и устранение коренных причин таких потерь.
6. Выбор одного из возможных проектов повышения качества и его реализация с использованием самых современных методов решения проблем управления качеством. Выбирать проект надо особенно взвешенно, чтобы можно было проверить и продемонстрировать эффективность предлагаемых методов.
7. Анализ задач исследования в целом и выбор дополнительных проектов для последующей реализации.

Описанный подход позволяет высшему руководству продемонстрировать лидирующую роль в вопросах качества и гарантирует участие в исследовании основных функциональных подразделений компании. Тогда исследование приобретает приоритетное значение, а его результаты заслуживают доверия.

При определении затрат, связанных с качеством, следует придерживаться следующих рекомендаций.

1. Необходимо уточнить содержание основных понятий применительно к специфике предприятия. Разделение затрат на потери от дефектов, на расходы по предупреждению дефектов и на контроль качества хорошо зарекомендовало себя на практике. Обобщив полученные предложения, составляют окончательный перечень затрат, наиболее подходящий для компании. Соответствие этого перечня рекомендациям, содержащимся в литературе, не имеет особого значения.
2. Необходимо согласовать с высшим руководством состав и определение элементов затрат, которые будут учитываться, до начала сбора информации. Порой обобщенные данные, относящиеся к одному или двум ключевым элементам этих затрат, например, к расходам на исправление дефектов и на утилизацию бракованной продукции, способны привлечь внимание руководства и стимулировать его согласие на проведение полномасштабного исследования. Можно поручить бухгалтерии компании изучить проект перечня данных, подготовить предложения по уточнению определений элементов затрат и предоставить руководству для анализа, обсуждения и окончательного утверждения.
3. Определяя элементы затрат на качество, следует ограничиваться только теми, которые вызваны исправлением дефектов, утилизацией бракованных изделий или удовлетворением претензий потребителей. В современных представлениях качество относится ко всем составляющим деятельности компании. Любая работа, которая может быть забракована или потребовать повторного выполнения, может рассматриваться как источник потерь от дефектов. Например, если в документе, подготовленном одним из подразделений, ошибочно пропущена некоторая информация, то время, потраченное на восстановление необходимых данных, следует рассматривать как элемент затрат, связанных с качеством.
4. Не следует пренебрегать некоторыми скрытыми расходами, реально связанными с качеством, но которые нередко упускают из виду. В производственных компаниях примерами подобных затрат могут быть расходы на изменение конструкции изделий, не отвечающих требованиям потребителей, или на изменения производственных процессов, не соответствующих требованиям ТУ. В сфере услуг при поиске подобных элементов затрат следует обращать внимание на работы, в описании которых присутствуют такие слова, как переделка, проверка, отслеживание, исправление, регулирование и уценка.

Основное внимание следует уделять внутренним и внешним потерям от дефектов - именно с ними связаны главные возможности устранения причин недовольства потребителей и снижения общей величины затрат на качество. На сокращение этих потерь необходимо направлять усилия в первую очередь - именно здесь, как говорится, "деньги зарыты". Выявление и устранение глубинных причин дефектов, конечно, потребует некоторых временных и материальных затрат, но эти инвестиции времени и ресурсов окупаются достаточно быстро. Отношение доходов к затратам в этом случае находится в пределах от пяти к одному до десяти к одному.

Затраты, связанные с контролем качества, - тоже потенциальные объекты для сокращения. Когда будут выявлены и устранены причины дефектов, потребность в контроле качества исчезнет.

На начальном этапе данные о затратах, связанных с качеством, получают из различных источников, среди которых можно выделить следующие:

1. Существующие бухгалтерские счета. Примерами данных затрат, извлеченных из этого источника, служат расходы, связанные с утилизацией или переделками дефектной продукции, и величины уценок бракованных то варов, учитываемые на особых счетах.
2. Отдельные составляющие затрат, учитываемых на существующих счетах. При использовании этих данных необходимо анализировать затраты, имеющие реальное отношение к качеству. Например, сведения о возвратах продукции потребителями могут включать данные о возвратах, обусловленных не дефектами изделий, а другими причинами. Такие данные не должны использоваться при анализе затрат, связанных с качеством.Поэтому помимо счетов следует просматривать первичные документы с целью определения причин возвратов продукции потребителями.
3. Основные бухгалтерские документы. Например, затраты на контроль продукции в процессе изготовления должны оцениваться с учетом данных о фамилиях и личных паролях работников, отвечающих за выполнение контрольных операций.
4. Оцениваемые данные. При этом возможны различные подходы к получению соответствующих оценок, среди которых:

а) Отчеты об использовании рабочего времени. Например, некоторые производственные рабочие тратят часть своего времени на исправление дефектов забракованной продукции. Для учета трудоемкости и стоимости ремонта могут потребоваться специальные устройства, позволяющие фиксировать и временно сохранять данные о продолжительности ремонтных работ, что позволит оценить суммарные затраты на исправление дефектов продукции за некоторый период времени.

б) Выборочные оценки трудоемкости операций. Этот статистический метод выявляет распределение временных затрат на выполнение определенных операций из за данной совокупности, на его основе оцениваются соответствующие затраты.

в) Распределение суммарных ресурсов. Часть рабочего времени сотрудников отдела, занимающегося отгрузкой готовой продукции, может тратиться на ее проверку перед упаковкой. Но часто эти затраты отдельно не фиксируются. Поэтому, чтобы оценить продолжительность и стоимость контрольных операций, можно предложить каждому работнику самому учитывать и записывать то время, которое он затрачивает на проверки товара перед его упаковкой.

г) Оценки отдельных элементов затрат. Следует оценить среднюю стоимость исправления отдельных ошибок, которую впоследствии используют для вычисления суммарной стоимости исправления ошибок, например, за год, умножая полученные оценки на средние ожидаемые числа таких ошибок за этот период.

Под ред. Дж. Kaмпaнeллы

Экономика качества...